Jan en Sigrid aan de slag met digitalisering bouwarchief Zutphen

De gemeente Zutphen is druk bezig met het digitaliseren van het bouwarchief. Sinds mei zijn Sigrid en Jan via GelreWerkt! bij dit project aan de slag gegaan en ze gaan als een speer. Wij zochten Jan en projectleider Niels op in de repro-kamer van de gemeente.

Niels vertelt over de omvang van het project: ‘we digitaliseren alle dossiers tussen 1900 en 2010, dat is zo’n 400 meter aan archiefdozen’. Bouwvergunningen zijn de meest opgevraagde dossiers bij de gemeente Zutphen en door het archief te digitaliseren wordt de dienstverlening verbeterd. Daarnaast wordt het makkelijker om informatie uit te wisselen binnen de organisatie en met andere overheden. De dossiers van tussen 1900 en 1945 zijn na 6 weken al af. ‘Dat waren zo’n 5300 dossiers’, zegt Niels. ‘We zijn met de oudste dossiers begonnen om warm te draaien. Nu zijn we gestart met 1990 tot 2010, want dat zijn de grootste en deze worden het meest opgevraagd’.

SROI
Via GelreWerkt! werd de hulp van Sigrid en Jan ingeschakeld. ‘Wij wilden het project niet uitbesteden, maar voor een zo hoog mogelijke SROI zorgen. Door met Jan en Sigrid te werken zijn wij én zij zelf geholpen’, vertelt Niels. Hij geeft aan dat er gekeken wordt of er nog een extra medewerker kan worden ingezet, in de vorm van een werkervaringsplaats.

Weer aan het werk
Jan is 62 jaar en werkt voornamelijk achter een enorme A0-scanner. Hij werkte 16 jaar bij een uitgeverij, maar deze ging failliet, waarna hij enkele jaren zonder werk zat. ‘Door mijn leeftijd was het lastig om aan werk te komen. Ik heb mij jaren te pletter gesolliciteerd en cursussen gevolgd. Ik ben niet iemand die de halve dag in bed blijft liggen, ik blijf altijd bezig’.

Jan was druk zoekende naar werk en nadat hij een pitch deed tijdens The Challenge ging het snel. De SROI-coördinator van GelreWerkt! raadde aan om het bouwarchief-project van de gemeente een SROI-project te maken en een accountmanager van GelreWerkt! matchte Jan met het project. Hij kon fulltime bij het project van de gemeente aan de slag. ‘Het bevalt geweldig, het had niet beter gekund’, vertelt Jan. ‘Weer aan het werk is veel leuker dan thuis zitten. Een weekend is weer echt weekend!’.

Win-winsituatie
Dat er sprake is van een win-winsituatie, spreekt ook uit de tevredenheid van Niels over Jan. ‘We zijn echt super blij met Jan, hij is een hele harde werker. Soms moeten we zeggen dat hij verplicht even pauze moet nemen. Met dit werk moet je echt je aandacht erbij houden, maar Jan werkt snel en met heel weinig fouten’.

De toekomst van het project ziet er zodoende goed uit. ‘Als we doorgaan zoals we nu bezig zijn, gaat het hartstikke goed’, zegt Niels. Jan hoopt tot zijn pensioen aan het project te kunnen werken: ‘Hopelijk hoef ik niet weer de WW in, want het is niet leuk om financieel afhankelijk te zijn’. Langzamer werken om dit te bereiken zit er voor Jan trouwens niet in. ‘Langzamer werken? Nee, dat kan ik niet’.

Klik hier voor een voorbeeld uit het archief!

Jan aan het werk met het archief